Vorlage
Wohnungsübergabeprotokoll für Einzug und Auszug
Für Vermieter und Mieter: im Browser ausfüllen, gemeinsam durch die Wohnung gehen, ausdrucken und unterschreiben.
Das Wichtigste in Kürze
Das Wohnungsübergabeprotokoll hält beim Einzug und beim Auszug fest, in welchem Zustand die Mietwohnung übergeben wurde: Zählerstände mit Zählernummern, Schlüssel, Mängel je Raum und die Kaution. Vorgeschrieben ist es nicht, aber es ist der wichtigste Beleg, wenn später über Schäden gestritten wird – Ersatzansprüche des Vermieters verjähren sechs Monate nach Rückgabe der Wohnung (§ 548 BGB).
Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser: Es wird nichts übertragen und nichts gespeichert, auch nicht an uns. Drucken Sie das Protokoll aus oder speichern Sie es als PDF, bevor Sie die Seite schließen. Leere Zeilen und nicht angehakte Unterlagen erscheinen im Ausdruck nicht. Sie verkaufen ein Haus oder eine Wohnung? Dann passt das Übergabeprotokoll für den Immobilienverkauf.
Wozu dient das Wohnungsübergabeprotokoll?
Es ist der Vergleichsmaßstab zwischen zwei Terminen: Was beim Einzug festgehalten ist, gilt beim Auszug als Ausgangszustand.
Beim Einzug
Der Mieter dokumentiert, welche Kratzer, Flecken und Schäden schon da sind, damit sie ihm später nicht zugerechnet werden. Der Vermieter hält fest, dass die Wohnung in einem vertragsgemäßen Zustand übergeben wurde und welche Einrichtung – etwa eine Einbauküche – dazugehört.
Beim Auszug
Nach dem Ende des Mietverhältnisses muss der Mieter die Wohnung zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB). Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch hat er nicht zu vertreten (§ 538 BGB). Für alles darüber hinaus hat der Vermieter nicht viel Zeit: Seine Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren in sechs Monaten ab dem Tag, an dem er die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB). Was am Übergabetag nicht im Protokoll steht, lässt sich danach schwer belegen.
Was gehört in das Übergabeprotokoll einer Mietwohnung?
- Wohnung, Tag und Uhrzeit, Anlass (Einzug oder Auszug) und das Datum des Mietvertrags.
- Vermieter und Mieter mit Anschrift – beim Auszug die neue Anschrift des Mieters, damit die Abrechnung ihn erreicht.
- Zählerstände mit Zählernummern: Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Heizkostenverteiler oder Wärmemenge.
- Schlüssel mit Anzahl – Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller, Garage.
- Zustand und Mängel je Raum, so genau beschrieben, dass ein Dritter sie wiederfindet, am besten mit Fotos.
- Kaution: Höhe, Form und was noch offen ist.
- Vereinbarungen: übernommene Einrichtung, Restarbeiten, Fristen.
- Unterschriften beider Seiten mit Ort und Datum.
Das Protokoll ändert den Mietvertrag nicht. Was dort zu Schönheitsreparaturen, Einrichtung oder Kaution steht, gilt weiter – das Protokoll hält fest, ob es eingehalten wurde.
So läuft die Wohnungsübergabe ab
- Termin bei Tageslicht vereinbaren – in einer leeren oder fast leeren Wohnung sieht man Schäden besser.
- Gemeinsam durch jeden Raum gehen, auch Balkon, Keller und Abstellraum. Mängel sofort eintragen und fotografieren.
- Zähler gemeinsam ablesen und je ein Foto mit Zählernummer und Stand machen.
- Schlüssel zählen und Unterlagen übergeben, etwa Hausordnung und Bedienungsanleitungen.
- Ausdrucken, unterschreiben, je ein Exemplar. Danach melden beide die Zählerstände an die Versorger.
Wie hoch die Kaution sein darf und wie sie anzulegen ist, steht im Beitrag Mietkaution für Vermieter. Wie der Verbrauch beim Mieterwechsel in die Betriebskostenabrechnung eingeht, erklärt die Nebenkostenabrechnung für Vermieter. Wenn Sie die Miete nach dem Mieterwechsel neu ansetzen wollen, hilft der Mietspiegel Hagen.
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Quellen: §§ 538, 546, 548 und 551 BGB, abgerufen am 06.11.2026 auf gesetze-im-internet.de. Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung im Einzelfall – bei Streit über Schäden oder die Kaution wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder Ihren Haus- und Grundbesitzer- bzw. Mieterverein.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein, kein Gesetz schreibt es vor. Es ist trotzdem für beide Seiten wichtig: Ohne Protokoll lässt sich beim Auszug kaum belegen, ob ein Schaden schon beim Einzug da war – das kann für beide Seiten teuer werden. Ein gemeinsam unterschriebenes Protokoll von Einzug und Auszug klärt das.
Wer unterschreibt das Übergabeprotokoll der Wohnung?
Vermieter und Mieter, beim Übergabetermin in der Wohnung. Lässt sich der Vermieter von einer Hausverwaltung vertreten, unterschreibt diese. Beide Seiten bekommen ein Exemplar. Unterschreiben Sie nur, was Sie gemeinsam gesehen haben – strittige Punkte vermerken Sie als strittig.
Welche Zählerstände gehören ins Wohnungsübergabeprotokoll?
Alle, nach denen abgerechnet wird: Strom und Gas der Wohnung, Kalt- und Warmwasser und die Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler – jeweils mit Zählernummer. Die Stände am Übergabetag trennen den Verbrauch des alten vom neuen Mieter. Ein Foto von jedem Zähler mit lesbarer Nummer ergänzt das Protokoll.
Wie lange kann der Vermieter nach dem Auszug Schäden geltend machen?
Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten. Die Frist beginnt, sobald er die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB). Was im Protokoll beim Auszug steht, ist deshalb die wichtigste Grundlage – für beide Seiten.
Muss ich normale Abnutzung beim Auszug ersetzen?
Nein. Veränderungen oder Verschlechterungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB) – etwa Laufspuren auf dem Teppich oder leicht vergilbte Wände. Anders liegt es bei Schäden, die darüber hinausgehen. Ob der Mieter renovieren muss, richtet sich nach dem Mietvertrag und danach, ob die Klausel dazu wirksam ist; das ist eine Frage für einen Rechtsanwalt oder Ihren Verein.
Was passiert mit der Kaution nach dem Auszug?
Der Vermieter darf sie für berechtigte Forderungen aus dem Mietverhältnis verwenden und rechnet danach ab. Notieren Sie im Protokoll Höhe und Form der Kaution und ob noch etwas offen ist, etwa die nächste Nebenkostenabrechnung. Höhe, Raten und Zinsen einer Mietkaution rechnet unser Kautions-Rechner aus.
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