Nebenkostenabrechnung erstellen: Fristen, Umlageschlüssel und Pflichtangaben für Vermieter

Kurz beantwortet: Eine Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und in der Betriebskostenverordnung stehen. Ohne andere Vereinbarung verteilen Sie nach Wohnfläche, Heiz- und Warmwasserkosten zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Formell braucht jede Abrechnung vier Bestandteile: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Ihren Anteil und den Abzug der Vorauszahlungen.

Die Betriebskostenabrechnung ist für private Vermieter die jährliche Pflichtübung, bei der am meisten Geld verloren geht: durch versäumte Fristen, vergessene Kostenarten oder Formfehler, die eine Nachzahlung zu Fall bringen. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie die Abrechnung aufbauen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über eine Abrechnung wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an Ihren Haus- und Grundeigentümerverein. Steuerliche Fragen zu Betriebskosten stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Sie rechnen die Vorauszahlungen jährlich ab (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: Zugang bis zum 31. Dezember 2026.

Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen auch nach Fristablauf auszahlen. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Wer erst kurz vor Silvester versendet, sollte einen Zugangsnachweis haben.

Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen muss er spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach sind sie ausgeschlossen, wenn er die Verspätung zu vertreten hat.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Umlagefähig sind die Betriebskosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV), soweit der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Die Verordnung nennt 17 Kostenarten:

1. Grundsteuer und andere laufende öffentliche Lasten
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Heizung
5. Warmwasser
6. verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
7. Aufzug
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung (Allgemeinstrom)
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Antenne, Breitbandnetz und Glasfaser-Hausnetz
16. Wäschepflege (Gemeinschaftswaschmaschinen)
17. sonstige Betriebskosten, die im Mietvertrag einzeln benannt sein sollten

Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Die Rechnung des Handwerkers für die defekte Heizungspumpe gehört also nicht in die Abrechnung, die jährliche Wartung der Anlage schon.

Eine Änderung betrifft viele Bestandsverträge: Die Grundgebühren für Kabelfernsehen sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr nach Nr. 15 umlagefähig. Wer sie noch abrechnet, sollte das prüfen.

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt von der Hausverwaltung die Hausgeldabrechnung. Sie ist nicht dasselbe wie die Nebenkostenabrechnung für den Mieter. Was aus dem Hausgeld umlagefähig ist, erklärt unser Beitrag zum Hausgeld. Einen Überblick über alle laufenden Kosten einer Immobilie gibt der Lexikon-Eintrag zu den Bewirtschaftungskosten.

Welcher Umlageschlüssel gilt?

Steht im Mietvertrag nichts anderes, verteilen Sie die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die nach erfasstem Verbrauch anfallen, etwa Wasser mit Wohnungszählern, verteilen Sie nach einem Maßstab, der den unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt.

Übliche Schlüssel sind:

• Wohnfläche: Standard für Grundsteuer, Versicherung, Allgemeinstrom, Gartenpflege
• Personenzahl: bei Müll oder Wasser ohne Zähler, wenn vertraglich vereinbart
• Verbrauch: Wasser mit Wohnungszählern, Heizung und Warmwasser
• Wohneinheiten: gleiche Teile je Wohnung, etwa für Kabel oder Klingelanlage, wenn vereinbart

Wichtig ist, den einmal gewählten Schlüssel beizubehalten und in der Abrechnung offenzulegen.

Was gilt für Heizkosten?

Für eine zentrale Heizung schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Der Rest geht nach Wohn- oder Nutzfläche. Genau 70 Prozent nach Verbrauch sind Pflicht, wenn ein Gebäude die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllt, mit Öl oder Gas beheizt wird und die freiliegenden Leitungen überwiegend gedämmt sind.

Wer nicht verbrauchsabhängig abrechnet, riskiert ein Kürzungsrecht des Mieters von 15 Prozent auf seinen Anteil (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Je 3 Prozent kann der Mieter zusätzlich kürzen, wenn vorgeschriebene fernablesbare Zähler fehlen oder die vorgeschriebenen Verbrauchsinformationen nicht mitgeteilt werden. Bei Öl- und Gasheizungen kommt die Aufteilung der CO2-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz dazu: Weisen Sie den Anteil nicht aus, kann der Mieter seinen Heizkostenanteil um weitere 3 Prozent kürzen.

Welche Angaben muss die Abrechnung enthalten?

Eine Abrechnung ist eine „geordnete Zusammenstellung" der Einnahmen und Ausgaben (§ 259 BGB). Formell wirksam ist sie nach der Rechtsprechung, wenn sie mindestens enthält:

1. die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
2. die Angabe und, wo nötig, Erläuterung des Umlageschlüssels,
3. die Berechnung des Anteils des Mieters,
4. den Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt einer dieser Bausteine, ist die Abrechnung formell unwirksam. Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag, lässt sich dagegen auch nach Fristablauf noch korrigieren. Ein formeller Fehler bedeutet im ungünstigsten Fall, dass die Nachzahlung verloren ist.

Hat der Mieter ein Recht auf Belegeinsicht?

Ja. Nach § 259 BGB sind Belege vorzulegen, soweit sie üblicherweise erteilt werden. In der Praxis heißt das: Der Mieter darf die Rechnungen und Bescheide, auf denen die Abrechnung beruht, einsehen, in der Regel bei Ihnen oder Ihrer Hausverwaltung vor Ort. Bewahren Sie Grundsteuerbescheid, Versicherungsrechnung, Wasser- und Müllgebührenbescheide sowie die Heizkostenabrechnung des Messdienstes deshalb geordnet je Jahr auf.

Praxisbeispiel: Sechs Wohnungen in Hagen

Ein Mehrfamilienhaus in Hagen mit sechs Wohnungen und 420 Quadratmetern Wohnfläche. Wir sehen uns die Wohnung im ersten Obergeschoss mit 70 Quadratmetern an, also einem Flächenanteil von 70 / 420 = 1/6. Die Beträge sind ein Rechenbeispiel.

Grundsteuer: Die Stadt Hagen erhebt seit dem 1. Januar 2026 einen Hebesatz von 1.176 Prozent für die Grundsteuer B. Angenommen, der Grundsteuerbescheid für das Haus lautet auf 1.800 Euro im Jahr. Anteil der Wohnung: 1.800 € × 1/6 = 300 Euro. Was die Reform für Ihren Bescheid bedeutet, steht im Beitrag zur Grundsteuerreform in Hagen, überschlagen können Sie die Steuer mit dem Grundsteuer-Rechner NRW. Für Ihr eigenes Haus rechnen Sie den Betrag auch direkt hier aus, der Hagener Hebesatz ist vorbelegt:

Weitere Kosten nach Wohnfläche: Versicherung 1.200 €, Allgemeinstrom 240 €, Gartenpflege 600 €, Müll 1.080 €. Zusammen 3.120 € × 1/6 = 520 Euro.

Heizkosten (Gas, 70 Prozent nach Verbrauch): Gesamtkosten des Hauses 9.000 Euro. 30 Prozent, also 2.700 Euro, nach Fläche: 2.700 € × 1/6 = 450 Euro. 70 Prozent, also 6.300 Euro, nach Verbrauch: Laut Messdienst entfallen 15 Prozent der erfassten Einheiten auf die Wohnung, das sind 945 Euro. Heizkosten zusammen 1.395 Euro.

Ergebnis: 300 + 520 + 1.395 = 2.215 Euro. Der Mieter hat zwölf Monate je 175 Euro vorausgezahlt, also 2.100 Euro. Nachzahlung: 115 Euro.

Dieselbe Rechnung für Ihr Haus: Im Rechner unten tragen Sie die Kostenarten mit Betrag und Umlageschlüssel ein, dazu die Heizkosten und die Vorauszahlungen. Er zeigt den Anteil der Wohnung je Kostenart und ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben bleibt. Vorbelegt ist er mit den Zahlen dieses Beispiels.

Weil die Nachzahlung gering ist, lohnt der Blick nach vorn: Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das lässt sich gleich mit der Abrechnung verbinden.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung?

Sammeln Sie alle Rechnungen und Bescheide des Abrechnungsjahres, ordnen Sie sie den Kostenarten der Betriebskostenverordnung zu, verteilen Sie jede Kostenart nach dem vereinbarten Schlüssel, ziehen Sie die Vorauszahlungen ab und stellen Sie die Abrechnung dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Zeitraums zu.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei Abrechnung nach Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres.

Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verpasst?

Eine Nachzahlung kann er dann in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters muss er trotzdem auszahlen.

Welche Nebenkosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung sowie alle Kosten, die nicht im Mietvertrag vereinbart sind. Auch eine Instandhaltungsrücklage gehört nicht in die Abrechnung.

Muss der Vermieter Belege mitschicken?

Nein. Er muss aber auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren.

Passende Rechner

• MietkautionWie hoch darf die Kaution sein, wie sehen die drei Raten aus – und was kommt an Zinsen dazu?
• Mietspiegel HagenOrtsübliche Vergleichsmiete – und wie viel Mieterhöhung zulässig ist.
• MietrenditeBrutto, netto – und welchen Kaufpreis Ihre Zielrendite erlaubt.

Für die Finanzierung selbst – Budget, Rate, Tilgung und Zinsentwicklung – finden Sie die Rechner auf der Seite Baufinanzierung.

Einordnung

Eine Nebenkostenabrechnung ist Handwerk: Kostenarten sauber zuordnen, den Schlüssel beibehalten, die Frist einhalten. Wer das jedes Jahr nach demselben Schema macht, hat selten Streit. Wer ein vermietetes Haus kauft, sollte sich die Abrechnungen der letzten Jahre geben lassen. Sie zeigen, wie ordentlich bisher verwaltet wurde und welche Kosten wirklich beim Mieter ankommen.