Hausverwaltung: Kosten, Modelle und worauf Vermieter im Verwaltervertrag achten

Kurz beantwortet: Eine Hausverwaltung kostet im Bundesdurchschnitt rund 29 bis 30 Euro netto je Einheit und Monat: 29,12 Euro in der WEG-Verwaltung und 30,19 Euro in der Mietverwaltung (Branchenbarometer des Verwalterverbands VDIV, Bezugsjahr 2025). Kleine Eigentümergemeinschaften zahlen je Einheit mehr als große. Auf die Mieter umlegen können Sie die Verwaltungskosten nicht, denn sie sind nach § 1 Abs. 2 der Betriebskostenverordnung keine Betriebskosten. Welche Verwaltung Sie brauchen, hängt davon ab, ob Sie eine Eigentumswohnung oder ein ganzes Haus vermieten.

Wir halten selbst vermietete Wohnungen in Hagen, einen guten Teil davon in Haspe, und kennen die Abrechnungen von Verwaltern deshalb auch von der Eigentümerseite. Diesen Bestand verwalten wir selbst; als Hausverwaltung für fremde Eigentümer sind wir nicht tätig. Sie lesen hier also einen Vergleich ohne eigenes Verwaltungsangebot. Dieser Beitrag ordnet die Modelle ein, rechnet ein Beispiel durch und zeigt, was in den Vertrag gehört.

Welche Arten von Hausverwaltung gibt es?

Unter „Hausverwaltung“ laufen drei Leistungen, die oft verwechselt werden. Sie haben unterschiedliche Auftraggeber und unterschiedliche Rechtsgrundlagen.

Modell	Wer beauftragt?	Was wird verwaltet?	Rechtsgrundlage
WEG-Verwaltung	Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer per Beschluss	Gemeinschaftseigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Rücklage, Eigentümerversammlung	Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
Sondereigentumsverwaltung (SEV)	Der einzelne Wohnungseigentümer	Die eigene vermietete Wohnung: Mieter, Miete, Nebenkostenabrechnung	Frei vereinbarter Vertrag
Mietverwaltung	Der Eigentümer eines ganzen Hauses	Das gesamte vermietete Objekt, etwa ein Mehrfamilienhaus	Frei vereinbarter Vertrag

Der wichtigste Punkt für Kapitalanleger mit Eigentumswohnung: Der WEG-Verwalter kümmert sich nicht um Ihren Mieter. Er verwaltet das Gemeinschaftseigentum und rechnet das Hausgeld mit Ihnen ab. Mietvertrag, Mieteingang, Mängelanzeigen in der Wohnung und die Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter bleiben bei Ihnen, es sei denn, Sie beauftragen zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung. Viele WEG-Verwalter bieten sie an, rechtlich ist es aber ein eigener Vertrag.

Wer ein Mehrfamilienhaus allein besitzt, hat keine Eigentümergemeinschaft und braucht keinen WEG-Verwalter. Hier ist die Mietverwaltung das passende Modell, wenn Sie nicht selbst verwalten wollen.

Was ist gesetzlich geregelt?

Die WEG-Verwaltung ist seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes Ende 2020 strenger geregelt. Für Sondereigentums- und Mietverwaltung gilt vor allem das Gewerberecht.

• Bestellung und Laufzeit (§ 26 WEG): Die Gemeinschaft bestellt den Verwalter per Beschluss, für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Gründung der Gemeinschaft für höchstens drei. Abberufen werden kann er jederzeit. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Davon darf der Vertrag nicht abweichen.
• Zertifizierter Verwalter (§ 26a, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG): Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt. Das Zertifikat erhält, wer eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer ablegt oder eine gleichwertige Qualifikation hat. Ausnahme: Die Gemeinschaft hat weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Eigentümer verwaltet selbst, und weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter.
• Gewerbeerlaubnis (§ 34c GewO): Wer gewerbsmäßig Gemeinschaftseigentum oder für Dritte Wohnraummietverhältnisse verwaltet, braucht eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter. Voraussetzung ist unter anderem eine Berufshaftpflichtversicherung. Dazu kommt eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren.
• Umlage auf Mieter (§ 1 Abs. 2 BetrKV): Verwaltungskosten gehören ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten. Das umfasst die Kosten für Personal und Einrichtungen der Verwaltung ebenso wie den Wert Ihrer eigenen Verwaltungsarbeit. Was umlagefähig ist und was nicht, steht in unserem Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.

Eine gesetzliche Gebührenordnung für Verwalter gibt es nicht. Die Vergütung wird frei vereinbart, in der WEG per Beschluss der Eigentümerversammlung. Wie solche Beschlüsse zustande kommen, erklärt unser Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Belastbare Durchschnittswerte liefert das jährliche Branchenbarometer des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV). Die Zahlen sind bundesweite Mittelwerte der befragten Verwaltungen, netto, je Einheit und Monat:

Modell	Ø Vergütung 2025	Hinweis
WEG-Verwaltung	29,12 €	von 35,84 € in kleinen bis 23,56 € in großen Gemeinschaften
Mietverwaltung	30,19 €	56,7 % der Verwaltungen rechnen pauschal je Einheit ab, etwa ein Fünftel prozentual zur Miete, im Schnitt 5,5 %
Sondereigentumsverwaltung	keine aktuelle Verbandszahl	Angebot einholen und mit der Mietverwaltung vergleichen

Für 2026 planen die befragten Verwaltungen in der WEG-Verwaltung laut VDIV eine Anhebung der Regelvergütung um 9,1 Prozent auf 31,77 Euro, bei kleinen Gemeinschaften bis zehn Einheiten um 12,1 Prozent. Wer jetzt einen Vertrag verhandelt, sollte mit steigenden Angeboten rechnen.

Eine regionale Statistik für Hagen oder den Märkischen Kreis gibt es nicht. Die Bundeswerte sind deshalb eine Orientierung, kein Ortspreis. Hinzu kommt die Umsatzsteuer: Weil die Vermietung von Wohnraum in der Regel umsatzsteuerfrei ist, können private Vermieter sie meist nicht als Vorsteuer abziehen. Rechnen Sie also mit dem Bruttobetrag.

Woraus setzen sich die Kosten zusammen?

Die Grundvergütung deckt die laufenden Aufgaben. Die große Mehrheit der Verwaltungen arbeitet laut VDIV aber mit einer Kombination aus Grund- und Zusatzvergütung. Der Preisvergleich zweier Angebote ist deshalb erst möglich, wenn Sie beide Teile nebeneinanderlegen.

Typisch in der Grundvergütung: Buchhaltung und Kontoführung, Mieteingangskontrolle, Nebenkosten- bzw. Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr, Beauftragung kleinerer Reparaturen.

Häufig gesondert berechnet: Zusätzliche Versammlungen, Begleitung größerer Sanierungen, gerichtliches Mahnwesen, Neuvermietung, Wohnungsübergaben, Hausmeister- und Technikleistungen nach Stunden. Lassen Sie sich die Stundensätze und Pauschalen vor Vertragsschluss schriftlich geben.

Praxisbeispiel: Mietverwaltung für ein Sechs-Parteien-Haus

Ein Kapitalanleger besitzt ein Mehrfamilienhaus in Hagen mit sechs Wohnungen. Er möchte die Verwaltung abgeben und vergleicht zwei Abrechnungsmodelle. Für das Prozentmodell nehmen wir eine Nettokaltmiete von 2.700 Euro im Monat für das ganze Haus an. Diese Miete ist ein frei gewähltes Rechenbeispiel. Welche Mieten in Hagen üblich sind, zeigt der Mietspiegel Hagen.

	Pauschalmodell	Prozentmodell
Grundlage	30,19 € je Einheit und Monat (VDIV-Durchschnitt)	5,5 % der Nettokaltmiete (VDIV-Durchschnitt)
Rechnung	6 × 30,19 € × 12	2.700 € × 12 × 5,5 %
Jahreskosten netto	2.173,68 €	1.782,00 €
mit 19 % Umsatzsteuer	2.586,68 €	2.120,58 €

Bei diesen Annahmen ist das Prozentmodell günstiger. Das kehrt sich um, sobald die Mieten steigen: Im Prozentmodell steigt die Vergütung mit jeder Mieterhöhung, im Pauschalmodell nur bei einer Vertragsanpassung. Und Leerstand senkt im Prozentmodell auch die Vergütung des Verwalters. Für die Gesamtrechnung zählen außerdem die Sondervergütungen, die in beiden Modellen dazukommen können.

Wie gehören die Verwaltungskosten in die Kalkulation?

Weil Sie die Verwaltung nicht umlegen können, mindert sie direkt Ihren Überschuss. Gehen Sie deshalb schon vor dem Kauf mit realistischen Verwaltungskosten in die Renditerechnung, auch wenn Sie anfangs selbst verwalten wollen. Ihre eigene Zeit ist nicht kostenlos, und beim Verkauf prüft ein Käufer die Zahlen ohnehin mit Fremdverwaltung.

Drei Punkte gehören bei einem vermieteten Haus immer dazu:

• Steuer: Verwaltungskosten für vermietete Objekte sind in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar. Prüfen Sie außerdem vor dem Notartermin den Gebäudeanteil am Kaufpreis, denn nur er wird abgeschrieben. Unser Restnutzungsdauer-Rechner zeigt, wann eine höhere AfA möglich ist. Stimmen Sie beides mit Ihrem Steuerberater ab.
• 15-Prozent-Grenze: Instandsetzungs- und Modernisierungskosten in den ersten drei Jahren nach dem Kauf, die ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen, werden zu Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dann sind sie nicht sofort abziehbar, sondern nur über die AfA. Ein Verwalter, der Sanierungen beauftragt, sollte diese Grenze kennen.
• Exit: Planen Sie den Verkauf schon beim Kauf. Achten Sie darauf, dass sich der Mietverwaltungsvertrag bei einem Verkauf mit angemessener Frist beenden lässt. Ein langer Vertrag ohne Kündigungsmöglichkeit belastet den Käufer und damit Ihren Preis.

Wie ein Mehrfamilienhaus vom Exposé bis zur Bewirtschaftung geprüft wird, steht in unserem Leitfaden Mehrfamilienhaus kaufen.

Unsere Empfehlung: den eigenen Bestand mit onprop verwalten

Nicht jeder Vermieter braucht eine Mietverwaltung. Wer seinen Bestand selbst in der Hand behalten will, braucht vor allem ein gutes Werkzeug, denn Tabellen und Ordner stoßen spätestens beim zweiten oder dritten Objekt an ihre Grenzen. Unsere klare Empfehlung für Investoren, die ihren Bestand digital verwalten und möglichst viel automatisieren wollen, ist onprop. Wir verwalten unseren eigenen Bestand selbst damit und kennen kein Werkzeug, mit dem das schneller und einfacher geht.

Das Highlight: Der KI-Assistent legt den Bestand für Sie an

Das Aufwendigste an jeder Verwaltungssoftware ist der Start: Objekte, Einheiten, Mieter, Darlehen und Verträge müssen erst einmal hinein. Bei onprop übernimmt das ein digitaler Assistent. Aus unserer Erfahrung steht der gesamte Bestand damit innerhalb weniger Minuten im System, ohne dass Sie Daten mühsam abtippen. Bei anderen Programmen ist genau dieser Schritt deutlich komplizierter.

Auch danach arbeiten Sie mit dem Assistenten in normaler Sprache: „Leg für die Musterstraße 12 einen Mieter ab 1. Oktober an, Kaltmiete 780 Euro“ oder „Wie steht mein Cashflow diesen Monat?“ genügt. Wer Claude nutzt, kann seinen Bestand über die MCP-Schnittstelle auch direkt dort abfragen und pflegen, mit eigenen Zugriffsrechten und einem Protokoll jeder Änderung.

Was onprop sonst übernimmt

• Betriebskostenabrechnung in wenigen Klicks: Belege und Kosten werden automatisch den Objekten zugeordnet. Die Abrechnung für Ihre Mieter ist damit schnell erstellt, statt Belege am Jahresende zusammenzusuchen.
• Sanierungs-Backlog: Anstehende Instandhaltungen und Modernisierungen je Objekt planen und abarbeiten. Gerade nach dem Kauf, wenn die 15-Prozent-Grenze im Blick bleiben muss, ist das Gold wert.
• Mieteinnahmen und Cashflow: Ein- und Auszahlungen werden erfasst. Sie sehen sofort, welche Objekte sich rechnen und welche Mieteingänge noch ausstehen.
• Darlehen und Zinsbindungen: Restschuld und auslaufende Zinsbindungen bleiben im Blick, damit die Anschlussfinanzierung nicht überrascht.
• Gesamtvermögen und Marktwerte: Portfoliowert, Restschuld und Netto-Vermögen auf einer Seite, dazu ein laufend ermittelter Marktwert je Objekt mit Wertspanne.
• Dokumente: Miet-, Kauf- und Finanzierungsverträge, Abrechnungen und Nachweise liegen zentral und sind in Sekunden gefunden.
• Unterlagen für die Bank: Kennzahlen auf Knopfdruck exportieren, etwa für das nächste Finanzierungsgespräch.
• Zugang für Ihr Team: Steuerberater, Partner oder Mitarbeiter arbeiten im selben Bestand.

Ein Bruchteil der Kosten einer Verwaltung

onprop wächst mit: Mehrere hundert Einheiten lassen sich damit einfach verwalten. Die Preise richten sich nach der Zahl der Einheiten, eine Einheit ist dauerhaft kostenlos.

Bestand	onprop (netto pro Jahr)	Mietverwaltung zum VDIV-Durchschnitt (netto pro Jahr)
6 Einheiten (Beispiel oben)	468 €	2.173,68 €
100 Einheiten	948 €	36.228,00 €
300 Einheiten	4.284 €	108.684,00 €

Grundlage sind die Preisstufen von onprop (39 € im Monat bis 25 Einheiten, 79 € bis 100 Einheiten, darüber 199 € plus 0,79 € je weitere Einheit) und die 30,19 € je Einheit und Monat aus dem VDIV-Branchenbarometer. Mieterkontakt und Handwerker bleiben bei Selbstverwaltung Ihre Aufgabe, doch die Verwaltungsarbeit dahinter erledigt die Software zum größten Teil.

Eine Software ersetzt allerdings keinen WEG-Verwalter: Das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft verwaltet weiter der von der Gemeinschaft bestellte Verwalter. Für Ihre vermietete Eigentumswohnung selbst und für Häuser, die Ihnen allein gehören, ist onprop dagegen die schlanke Alternative zur Sondereigentums- und Mietverwaltung.

Worauf sollten Sie im Verwaltervertrag achten?

Der Vertrag entscheidet, was Sie für die Grundvergütung bekommen und was extra kostet. Diese Punkte sollten Sie vor der Unterschrift prüfen:

Ein Hinweis aus eigener Erfahrung: Die günstigste Grundvergütung ist selten die günstigste Verwaltung. Teuer wird es, wenn ein Verwalter Mängel liegen lässt, Mietrückstände zu spät angeht oder Nebenkosten nicht fristgerecht abrechnet. Fragen Sie deshalb auch nach Referenzen und danach, wie viele Einheiten ein Sachbearbeiter betreut.

Häufige Fragen

Was kostet eine Hausverwaltung pro Wohnung?

Laut VDIV-Branchenbarometer im Bundesdurchschnitt 2025 netto 29,12 Euro je Einheit und Monat in der WEG-Verwaltung und 30,19 Euro in der Mietverwaltung. Kleine Gemeinschaften zahlen mehr, große weniger. Dazu kommen Umsatzsteuer und gegebenenfalls Sondervergütungen.

Was kostet eine Sondereigentumsverwaltung?

Eine aktuelle Verbandszahl gibt es dafür nicht. Holen Sie Angebote ein und vergleichen Sie, welche Leistungen enthalten sind. Als Orientierung kann die Mietverwaltung dienen, die eine ähnliche Arbeit für ein ganzes Haus leistet.

Kann ich die Kosten der Hausverwaltung auf den Mieter umlegen?

Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten und dürfen nicht in die Nebenkostenabrechnung. Das gilt auch für den Verwaltungsanteil im Hausgeld.

Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung?

Die WEG-Verwaltung kümmert sich im Auftrag der Gemeinschaft um das Gemeinschaftseigentum. Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich im Auftrag eines einzelnen Eigentümers um dessen vermietete Wohnung, also um Mieter, Miete und Nebenkostenabrechnung.

Kann ich meine Mietwohnungen selbst verwalten?

Ja. Für Ihre eigenen Wohnungen brauchen Sie keine Erlaubnis nach § 34c GewO, die gilt nur für die Verwaltung im Auftrag Dritter. Wir empfehlen dafür die Software onprop, mit der wir auch unseren eigenen Bestand verwalten: Ein KI-Assistent legt den Bestand in wenigen Minuten an, Belege werden automatisch zugeordnet und die Betriebskostenabrechnung entsteht in wenigen Klicks. Das kostet nur einen Bruchteil einer Mietverwaltung.

Wie lange läuft ein Verwaltervertrag?

In der WEG darf der Verwalter für höchstens fünf Jahre bestellt werden, bei der ersten Bestellung höchstens drei. Er kann jederzeit abberufen werden, der Vertrag endet dann spätestens nach sechs Monaten. Für Sondereigentums- und Mietverwaltung gilt, was Sie vereinbaren.

Einordnung

Eine Hausverwaltung kostet Geld, das Sie nicht an die Mieter weitergeben können. Dafür kauft sie Zeit und, wenn sie gut ist, weniger Leerstand, weniger Rückstände und sauberere Abrechnungen. Entscheidend ist nicht der niedrigste Preis je Einheit, sondern ein Vertrag, in dem Leistungen, Zusatzkosten und Laufzeit klar geregelt sind.

Wenn Sie in Hagen oder im Märkischen Kreis ein vermietetes Objekt kaufen oder Ihren Bestand neu aufstellen wollen, sprechen Sie uns an. Wir rechnen Verwaltung, Bewirtschaftung und Finanzierung in einem Termin durch. Aktuelle Objekte finden Sie unter Anlageimmobilien in Hagen.

Quellen: § 26 WEG · § 26a WEG · § 19 WEG · § 48 WEG · § 34c GewO · § 1 BetrKV · § 6 EStG · VDIV: Verwaltervergütung (Branchenbarometer 2026) · VDIV: Branchenbarometer 2026, Meldung vom 04.08.2026 – abgerufen am 06.11.2026 · onprop: Funktionen und Preise, abgerufen am 07.11.2026.